گام چهارم: تجزيه و تحليل مشاغل

1- مقدمه
در شماره‌هاي قبلي مجموعه مقالات گام به گام تا استقرار نظام جامع منابع انساني، به نحوه عارضه‌يابي اين حوزه و همچنين چگونگي تعيين وضعيت مطلوب زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني (تدوين استراتژي منابع انساني)، نحوه تعيين پروژه‌هاي بهبود و اقدامات اصلاحي مورد نياز جهت استقرار نظام جامع منابع انساني اشاره گرديد. بدون ترديد، نقشه راه استقرار نظام جامع منابع انساني با توجه به سطح بلوغ، اندازه و ساير متغيرهاي مؤثر در هر شركت متفاوت مي‌باشد؛ ليكن از يك نگاه كلي استقرار نظام‌ جامع منابع انساني نيازمند ايجاد برخي زيرساختهاي اصلي است كه تجزيه و تحليل شغل از جمله اين موارد است. يكي از زيرساختهاي اصلي اين حوزه، تعريف مشاغل و شناسايي ويژگي‌هاي هر يك از مشاغل مي‌باشد. در اين مقاله سعي داريم به تشريح روشهاي تجزيه و تحليل شغل و ارائه برخي توصيه‌هاي كاربردي براي بهره‌گيري از اين روشها در سازمانها بپردازيم.

2- تجزيه و تحليل شغل
1-2- تعريف و كاربرد تجزيه و تحليل شغل
تجزيه و تحليل شغل عبارتست از روشهايي كه بوسيله آنها اطلاعات و حقايق مربوط به كيفيت و ماهيت هر يك از مشاغل سازمان و نحوه اجراي وظايف و مسئوليت‌ها و نيز شرايط لازم براي انجام وظايف و مسئوليت‌هاي مربوطه، بطور منظم و منطقي(سيستماتيك) جمع‌آوري، بررسي، يادداشت و تجزيه و تحليل مي‌شود. تجزيه و تحليل شغل، به منظور تعيين خلاصه وظايف و مسئوليت‌هاي شغل، رابطه آن شغل با مشاغل ديگر، دانش و مهارت‌هاي لازم براي انجام دادن آن و شرايط کار انجام مي‌شود.
اطلاعاتي که از تجزيه و تحليل شغل به دست مي‌آيد به صورت فرمهاي «شرح شغل» (فرمي كه وظايف، مسؤوليت‏ها و شرايط كلي كار را به طور خلاصه بيان مي‏كند) و «شرايط احراز شغل» (حداقل شرايطي كه متصدي شغل بايد داشته باشد تا بتواند با موفقيت از عهده كار برآيد)، تهيه گرديده و به عنوان منبعي براي اتخاذ تصميمات مناسب در فعاليت‌هاي منابع انساني مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

اطلاعاتي كه از تجزيه و تحليل شغل به دست مي‏آيد، در امور گوناگون مربوط به مديريت منابع انساني، مورد استفاده قرار مي‏گيرد كه مهم‏ترين آن‏ها عبارتند از:
 انتخاب و انتصاب كاركنان؛
 استفاده صحيح از كاركنان: تغيير شغل، انتقال، ارتقاء، آگاهي شاغل از وظايف مورد انتظار، عدم تعدي به وظايف و محدوده ديگران؛
 غني‌سازي شغل: حذف جنبه‌هاي تكراري و كسالت‌آور شغل و افزودن موارد متنوع و دلچسب كه در مجموع باعث شود شغل براي شاغل جذاب، غرورآميز و جالب باشد؛
 تعيين نيازهاي آموزشي كاركنان؛
 ارزشيابي عملكرد كاركنان: اندازه‌گيري كارايي شاغلين با توجه به عوامل و معيارهاي عيني بدست آمده از تجزيه و تحليل شغل؛
 تعيين حقوق و دستمزد: با تعيين حقوق و دستمزد با توجه به وظايف شغلي، عدالت شغلي و استخدامي و رعايت حقوق عادلانه در ارتقاء روحيه كاركنان نقش مهمي ايفاء مي‌كند.
علاوه بر موارد گفته شده، در موارد ذيل نيز از نتايج تجزيه و تحليل شغل استفاده مي‌شود:
 تنظيم ساختار سازماني؛
 برقراري ارتباط مطلوب بين واحدها؛
 تجزيه و تحليل سيستم‌ها و رويه‌هاي اداري در نتيجه يافتن روشهايي براي ساده كردن و بهبود كارها؛
 تعيين نيروي انساني متناسب با حجم كار؛ و
 برنامه‌ريزي و توسعه شغلي؛

2-2- تكنيك‌هاي تجزيه و تحليل مشاغل
تكنيكهاي بسياري براي تجزيه و تحليل مشاغل وجود دارد در ادامه به معرفي اجمالي برخي از روشهاي مشهور تجزيه و تحليل شغل مي‌پردازيم:
1- روش PAQ: PAQ مخفف عبارت Position Analysis Questionare به معناي پرسشنامه تحليل پست است. در اين پرسشنامه اجزاي كاري به شش حوزه افراز مي‌شوند و هر يك از آنها در قالب پرسشي مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند. حوزه‌هاي ششگانه PAQ عبارتند از: 1-منابع اطلاعاتی (35 عنصر)، 2- فعاليت‌های فکری (14 عنصر)، 3- فعاليت‌های جسمانی (49 عنصر)، 4- برقراری ارتباط با ديگران (36 عنصر)، 5- زمينه شغل (19 عنصر)، 6- ساير فعاليت‌های شغل (41 عنصر).
2- روش CIT: CIT مخفف عبارت Critical Indicent Technique به معناي روش وقايع بحراني است. اين روش با برگزاري جلساتي با خبرگان موضوع سعي در يادآوري و ثبت وقايع و رخداد‌هاي رفتاري كاركنان در حين انجام كار دارد.
3- روش FJA: FJA مخفف عبارت Functional Job Analysis و به معناي تكنيك تحليل عملكردي شغل است. اساس اين روش تفاوت در بيان دو عبارت “كاري كه شاغل انجام مي‌دهد” و “كاري كه واقعاً انجام مي‌شود” است. اين روش با نگاه كل‌گرا به مشاغل در فرآيند كل سازمان و افراد شاغل، مهارت‌هاي كاركنان را به صورت مهارت‌هاي عملكردي، محتوايي و انطباقي دسته‌بندي مي‌نمايد و با توجه به مقياس‌هاي ارائه شده، امتيازدهي مي‌كند.
4- روش JEM: روش اجزاء كاري يا JEM (مخفف Job Element Method) در زمان جنگ جهاني اول در طول برنامه آزمون‌هاي حرفه‌اي شفاهي ارتش كه بر اجزاي ذهني كار تأكيد داشته بنا نهاده شد. هدف JEM شناسايي و تعيين رفتارهايي است كه در رسيدن به هدف شغل و انجام موفقيت‌آميز آن اهميت دارد. JEM شامل برگزاري دو جلسه با خبر‌گان موضوع است.
5- روش TI: در روش خزانه وظيفه يا (Task Inventory) TI، ابتدا اطلاعات شغل از شاغلان و سرپرستان جمع‌آوري مي‌شود و سپس اين اطلاعات با استفاده از برنامه‌هاي كامپيوتري مخصوصي تحليل، سازمان‌دهي و براي ارائه‌ي گزارش به مديران آماده مي‌شود.
علاوه بر تكنيكهاي فوق در سالهاي اخير بهره‌گيري از مدل محتوايي ONET در تجزيه و تحليل شغل از جايگاه ويژه‌اي نزد مشاورين و خبرگان حوزه منابع انساني برخوردار شده است. در ادامه به تشريح ابعاد و زيرمعيارهاي اصلي مدل ONET مي‌پردازيم:
مدل محتوايي ONET چارچوبي مفهومي است كه از 6 بعد اصلي تشكيل مي‌گردد. شكل 1 مدل محتوايي ONET را نشان مي‌دهد.

شكل 1: مدل محتوايي O*NET

شكل 1: مدل محتوايي O*NET

همانطور كه در شكل نشان داده شده است؛ مدل محتوايي O*NET اطلاعات را به شش دسته كلي تقسيم مي‌كند و هر يك از آنها را يك حوزه مي‌نامد. در ادامه به معرفي شش حوزه فوق مي‌پردازيم.

  • ويژگي‌هاي شاغل : اين حوزه ويژگي‌هايي نظير توانايي‌ها، علايق و سبك‌هاي كاري را دربردارد. اين ويژگي‌ها هم بر عملكرد شاغل مؤثرند و هم تعيين‌كننده ظرفيت دانش و مهارتهاي مورد نياز براي انجام مؤثر يك شغل هستند.
  • الزامات شاغل : اين حوزه ويژگي‌هاي مرتبط با كار را كه فرد قبلاً به دست آورده است يا از طريق تجربه و تحصيلات در خود توسعه داده است، شامل مي‌شود. دانش عبارت است از واقعيتها و اصول مرتبط با يك شغل كه از طريق فرد كسب شده است. مهارتها، بكارگيري دانش در يك زمينه كاري هستند و مي‌توانند به مهارتهاي پايه (نظير خواندن كه ابزاري براي كسب دانش به شمار مي‌رود) و مهارتهاي بين وظيفه‌اي (نظير حل مسئله كه مشترك بين فعاليتهاي مختلف است) تقسيم شوند.
  • الزامات تجربي : اين حوزه شامل ويژگي‌هاي كيفي مي‌شود كه به فعاليتهاي قبلي فرد و فعاليتهاي كاري مشخصي مربوط است. از جمله اين اطلاعات عبارتند از: پس زمينه تجربي خاصي كه يك شاغل بايد در يك شغل يا گروهي از مشاغل داشته باشد و همچنين گواهي‌نامه‌ها، مدارك و آموزش‌هايي كه قبلاً ديده است.
  • الزامات شغل : O*NET فعاليتهاي عمومي يك شغل و فعاليتهاي جزئي آن، كه حتي ممكن است در بين شغلهاي مختلف مشترك باشد، در اين حوزه جاي دارند. با اين چارچوب، مجموعه يكساني از شاخصها مي‌تواند در تشريح مشاغل مختلفي استفاده شود. شاخصهاي مربوط به زمينه كار (زمينه فيزيكي، اجتماعي و ساختاري كار) كه مي‌تواند تعيين‌كننده ويژگي‌هاي خاصي هر شغل باشد نيز در اين حوزه قرار مي‌گيرند.
  • اطلاعات خاص شغل : اين حوزه دربرگيرنده شاخصهايي است كه به يك شغل خاص مربوط‌اند و به واسطه رسته شغلي پالايش مي‌شوند. اين اطلاعات شامل وظايف و ماشين‌هاي خاص يك شغل، ابزارها و نرم‌افزار -كه مرجعي براي گزينه جستجو «ابزاريابي» نيز به حساب مي‌آيند- است. اين دسته از اطلاعات بويژه براي كاربردهاي خاص منابع انساني نظير آموزش، تدوين شرح شغل يا بازنگري مشاغل مفيد است.
  • ويژگي‌هاي بازار كار : اين حوزه شامل ويژگي‌هاي عمومي مشاغل است و مي‌تواند در تعيين ميزان تقاضاي مشاغل مختلف مورد استفاده قرار گيرد. اين حوزه زمينه‌هاي اجتماعي و اقتصادي مشاغل را نيز در بر مي‌گيرد. اطلاعات بازار كار كه بر اساس صنعت يا شغل تعريف شده‌اند نيز در اين دسته قرار مي‌گيرند. ONET اطلاعات اين بخش را از طريق گزينه اطلاعات آماري بازار كار كه شامل داده‌هاي حقوق و دستمزد، دورنماي تقاضا براي شغل، و اندازه صنعت مي‌شود، ارائه مي‌كند. بسياري از اين اطلاعات از طريق منابع خارجي ONET نظير اداره مطالعات و آمار نيروي انساني وزارت كار امريكا، وزارت امور بازرگاني، وزارت دفاع و اداره آمار تهيه مي‌شوند. لازم به توضيح است اطلاعات مرتبط با اين حوزه در مدل O*NET صرفاً محدوده كشور آمريكا را پوشش مي‌دهد و متاسفانه براي كاربران ايران چندان قابل استفاده نيست.
    هر يك از روشها و تكنيكهاي فوق داراي مزايا و معايبي بوده و كاربردهاي خاصي دارد. در انتخاب روش تجزيه و تحليل مناسب مي‌توان گفت؛ در حال حاضر، روش بخصوصي كه به طور يكسان براي تجزيه و تحليل همه مشاغل در هر شرايطي مناسب بوده و از پايايي و روايي لازم نيز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخي از صاحب‏نظران معتقدند كه تركيبي از روش‏هاي گوناگون، مؤثرتر از بكارگيري هر يك از آن‏ها به تنهايي است و هيچيك از روش‏ها به طور جداگانه بر ديگر روش‏ها برتري ندارد و در فرايند تجزيه و تحليل شغل با استفاده از هر روش و يا تكنيك مي‌بايد به سه سئوال اصلي پاسخ داده شود:
     سئوال اول: چه اطلاعاتي مورد نياز است؟
     سئوال دوم: اطلاعات مورد نياز را از چه منابع اطلاعاتي مي‌توان بدست آورد؟ (يعني اينكه از چه كساني يا از كجا مي‌توان اطلاعات مورد نياز را به دست آورد)
     سئوال سوم: با چه روشي مي‌توان اطلاعات مورد نياز را جمع‌آوري كرد؟

3-2- فرايند تجزيه و تحليل مشاغل در عمل
در اين بخش كوشش خواهيم كرد مراحلي كه گروه توسعه منابع انساني در پروژه‌هاي تجزيه و تحليل شغل طي مي‌كند؛ براي بهره‌برداري علاقه‌مندان اين حوزه توضيح دهيم.

  1. احصاء و گروه‌بندي مشاغل
  2. تعيين كاربردهاي تجزيه و تحليل شغل
  3. شناسايي و تعيين اطلاعات مورد نياز و تعيين مدل تجزيه و تحليل شغل
  4. انتخاب منابع اطلاعاتي مناسب
  5. طراحي ابزارهاي جمع‌آوري اطلاعات براساس مدل و روش منتخب نظير پرسشنامه
  6. جمع‌آوري اطلاعات مورد نياز
  7. بازنگري و نهايي كردن تعداد و عناوين مشاغل
  8. تهيه پيش‌نويس شرح شغل و شرايط احراز مشاغل
  9. اصلاح و نهايي‌سازي شرح شغل و شرايط احراز مشاغل
    گام آغازين در فرايند تجزيه و تحليل مشاغل، تهيه ليستي از عناوين شغلي موجود در سازمان است. بدون ترديد در صورت تعريف دقيق مشاغل سازماني و وجود يك ساختار سازماني مصوب، تعيين تعداد و عناوين مشاغل كار دشواري نخواهد بود؛ ليكن با توجه به تجارب گروه توسعه منابع انساني در تجزيه و تحليل مشاغل، اغلب شركتهاي ايراني به دلايلي نظير نبود ساختار سازماني شفاف و مصوب و نبود تمايز مناسب بين مفهوم پست و شغل و اختلاط مفهومي اين دو در سازمانهاي ايراني و …، ليست شفافي از تعداد و عناوين شغلي وجود ندارد. بنابراين شناسايي دقيق عناوين شغلي مي‌تواند كار دشوار و زمان‌بري باشد. در اين گام مي‌توان با بررسي كلي سازمان، فرايندهاي كاري در واحدهاي مختلف و همچنين بررسي ساختار سازماني موجود، ليست اوليه‌اي از مشاغل تهيه نمود. در گام دوم مي‌بايست اهداف مورد انتظار از تجزيه و تحليل شغل مشخص گردد. در تعيين اهداف مورد انتظار از تجزيه و تحليل شغل مي‌بايد ارتباط تجزيه و تحليل شغل با ساير زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني مشخص شود به عنوان مثال از اطلاعات حاصل از تجزيه و تحليل شغل مي‌توان در تعيين نيازهاي آموزشي يك شاغل و يا ارزشيابي مشاغل استفاده نمود. بنابراين در اين گام مي‌بايد مشخص نماييم كه خروجي حاصل از تجزيه و تحليل شغل در كداميك از زيرسيستمها به عنوان ورودي استفاده خواهد شد. در گامهاي قبلي تدوين نظام جامع منابع انساني به تدوين استراتژي منابع انساني پرداخته شد و در اين گام مي‌بايد از نتايج حاصل از تدوين استراتژي منابع انساني بهره‌گيري نمود. در گام سوم براساس نتايج حاصل از گام دوم به تدوين اطلاعات مورد نياز در تجزيه و تحليل شغل پرداخته و سپس براساس اطلاعات حاصل به تدوين مدل تجزيه و تحليل شغل مي‌پردازيم. همانطور كه پيشتر اشاره نموديم در تجزيه و تحليل شغل مي‌بايد به سه سوال اصلي پاسخ داده شود كه تا اينجا به سوال اول يعني «چه اطلاعاتي مورد نياز است؟» پاسخ داده‌ايم و حال موقع آن است كه منابع كسب اطلاعات را مشخص نماييم. منابع كسب اطلاعات متفاوتي وجود دارد كه استفاده از هر يك داراي مزايا و معايبي مي‌باشد. در گام چهارم براساس مدل طراحي شده در گامهاي قبل و خروجي‌هاي مورد انتظار، منابع كسب اطلاعات مشخص مي‌گردد. ما مي‌توانيم از شاغل يك شغل به عنوان منبع كسب اطلاعات استفاده ‌نماييم و يا از گروهي از خبرگان يك شغل و يا از يك فرد خبره براي دريافت اطلاعات چندين شغل استفاده نماييم. در اين گام براي تكميل، اصلاح و يا بهبود اطلاعات جمع‌آوري شده در هر يك از مشاغل از بانكهاي اطلاعاتي نظير DOT و O*net و … استفاده مي‌نماييم.
    پس از تعيين منابع اطلاعاتي در گام پنجم به طراحي ابزارهاي اطلاعاتي متناسب با نوع مشاغل و منابع جمع‌آوري اطلاعات مي‌پردازيم. يكي از ابزارهاي پركاربرد در تجزيه و تحليل مشاغل، پرسشنامه مي‌باشد. در گام ششم با استفاده از ابزارهاي طراحي شده در گام قبل به جمع‌‌آوري اطلاعات مورد نياز مي‌پردازيم. اين گام زمان قابل ملاحظه‌اي را به خود اختصاص مي‌دهد. پس از جمع‌آوري اطلاعات تجزيه و تحليل شغل، مي‌بايد كليه اطلاعات جمع‌آوري شده، تجزيه و تحليل گرديده و در قالب چارچوبي با عنوان شناسنامه شغل تدوين گردد. يكي از كاربردهاي اصلي تجزيه و تحليل شغل، شناسايي مشاغلي است كه مي‌بايد حذف و يا اضافه گردند. گامهاي هفتم و هشتم به صورت توامان انجام مي‌گردند و در هنگام ارائه پيش‌نويس شناسنامه مشاغل، پيشنهاداتي در زمينه حذف و اضافه نمودن مشاغل و اصلاح و بهبود ساختار سازماني ارائه مي‌گردد. در گام نهم كه آخرين گام از تجزيه و تحليل مشاغل مي‌باشد؛ به نهايي‌سازي شناسنامه مشاغل تدوين گرديده، با استفاده از نظرات خبرگان مشاغل و مديران مي‌پردازيم.
    با انجام تجزيه و تحليل مشاغل و تهيه شناسنامه جامعي از ويژگي‌هاي مشاغل، ورودي‌هاي مورد نياز جهت طراحي ساير زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني فراهم مي‌گردد. در مقالات بعدي به چگونگي طراحي هر يك از زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني مي‌پردازيم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

13 − دوازده =

error: Content is protected !!