گام سوم: تدوين نقشه راه نظام جامع منابع انسانی

1- مقدمه

شايد بارها كتابها و داستانهايي را خوانده باشيد و يا افسانه‌هايي را شنيده باشيد كه در آنها سخن از يافتن گنجهايي پنهان باشد؛ در اين داستانها، همواره براي يافتن گنج ابتدا جستجوگران به دنبال يافتن نقشه گنج هستند و بدون در اختيار داشتن نقشه و راهنماي يافتن گنج، پيدا كردن آن و دستيابي به آن امكان پذير نمي‌باشد. يافتن گنج تنها مثال و يا نمونه‌اي از دستيابي به يك هدف و يا يك ارزش است و مي‌توان گفت رسيدن به هر هدف و يا ارزشي هر چند كوچك نيازمند در اختيار داشتن نقشه راه و راهنماي نحوه دستيابي به آن هدف است.

بدون شك استقرار نظام جامع منابع انساني نيز بدون داشتن نقشه راه و راهنماي پياده سازي آن امكان پذير نخواهد بود. اما چگونه اين نقشه راه را بايد بدست آورد؟ در اين مقاله قصد داريم به چگونگي تدوين نقشه راه نظام جامع منابع انساني بپردازيم.

2- چگونگي تدوين نقشه راه نظام جامع منابع انساني

1-2- تعيين پروژه‌هاي بهبود و اقدامات اصلاحي

اگر در شماره‌هاي قبل نشريه با ما همراه بوده باشيد مسلما” به ياد داريد كه در دو مقاله قبل ما به گامهاي اول و دوم استقرار نظام جامع منابع انساني اشاره نموديم. در گام اول (مقاله نخست)، به چگونگي شناخت و عارضه‌يابي حوزه منابع انساني و يا به عبارت ديگر تعيين وضع موجود حوزه منابع انساني پرداختيم و گام دوم (موضوع مقاله پيشين) به تشريح نحوه تدوين استراتژي منابع انساني و يا به عبارت ديگر تعيين وضع مطلوب هر يك از زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني اختصاص داشت. به عبارت ديگر با عبور از مراحل 1 و 2 در حقيقت ما نقطه‌اي را كه در حال حاضر در آن ايستاده‌ايم و نقطه‌اي را كه در آينده قصد داريم به آن دست يابيم ترسيم نموده‌ايم. از منظري ديگر عبور از اين دو گام پيش‌نيازهاي وصول به گام سوم بوده و نقشه راه نظام جامع منابع انساني از شناسايي شكاف بين وضعيت موجود و وضعيت مطلوب حاصل مي‌شود و چگونگي طي نمودن اين مسير را نشان مي‌دهد. شكل 1 مدل مفهومي نحوه تدوين نقشه راه نظام جامع منابع انساني را نشان مي‌دهد.

شكل 1- چگونگي تدوين نقشه راه استقرار نظام جامع منابع انساني

نقشه راه استقرار نظام جامع منابع انساني در حقيقت مجموعه‌اي از پروژه‌هاي بهبود و يا اقدامات اصلاحي است كه به منظور رسيدن از وضع موجود به وضع مطلوب و يا به منظور برون رفت از چالشهاي موجود و يا دستيابي به وضعيت مطلوب‌تر آتي تدوين مي گردد.

لازم به ذكر است، پياده‌سازي و استقرار نظام جامع منابع انساني نيز همانند كليه طرح‌هايي كه به دنبال تحقق بخشيدن به وضعيتي متعالي است؛ يك برنامه تغيير است و مسلما” تغييرات بسياري را در كليه قسمتهاي سازمان به دنبال خواهد داشت. ليكن كليه تغييرات از يك جنس نبوده و مي‌تواند در دو سطح متفاوت به وقوع بپيوندد:

الف- تغييرات تدريجي كه نمايشگر يك رشته پيشرفت‌هاي مستمر است كه منجر به تعادل كلي در سازمان مي‌گردد و غالباً بخش‌هايي از سيستم منابع انساني موجود تغيير مي‌كند.

ب- تغييرات سريع كه چارچوب اصلي مديريت منابع انساني شركت فرو مي‌ريزد و تعادل جديدي به وجود مي‌آيد و كل سيستم را شامل مي‌گردد.

اما آنچه در اينجا داراي اهميت است؛ فرآيند اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود استخراج شده در نقشه راه نظام جامع منابع انساني است و مي‌بايد در نظر داشت كه هر گونه تغيير نيازمند عبور از يك سلسله فعاليت‌ها و اقدامات اصلاحي به هم پيوسته و متوالي است و مي‌بايد يكپارچگي و تعامل دروني فعاليت‌ها به دقت رعايت گردد. در ادامه به نحوه اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود خواهيم پرداخت.

 2-2- نحوه اولويت بندي پروژه ها و اقدامات مورد نياز در راستاي استقرار نظام جامع منابع انساني

بدون ترديد در برنامه‌ريزي و اجراي فعاليتهاي يك طرح، مي‌بايست به منابع، محدوديتها و الزامات طرح توجه نمود. اولويت‌بندي پروژه‌ها و اقدامات مورد نياز جهت استقرار نظام جامع منابع انساني نيز از اين قاعده مستثني نبوده و مي‌بايد در اولويت‌بندي پروژه‌ها و اقدامات اصلاحي، نكات و موارد ذيل مورد توجه قرار گيرد.

  • تقدم و تاخر محتوايي پروژه ها نسبت به يكديگر
  • منابع، امكانات و الزامات مورد نياز
  • ضرورت و فوريت موضوع
  • سطح مسئوليت و حيطه اختيارات

در ادامه به نحوه تاثير هر يك از عوامل فوق در اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود خواهيم پرداخت.

الف)تقدم و تاخر محتوايي پروژه‌ها نسبت به يكديگر

مجموعه فعاليتها و يا اقدامات اصلاحي پيش‌بيني شده در يك طرح كلان منابع انساني لزوما” در يك سطح قرار نداشته و برخي از آنها به عنوان زيربنا و ورودي ساير فعاليتها و پروژه‌هاي مرتبط تلقي مي‌گردند. به عنوان مثال هر گاه  در سازمان تعداد مشاغل و پستهاي سازماني مشخص نشده باشد و همچنين مشاغل فاقد شرح وظيفه و شرايط احراز مدوني باشند، قطعا” با ابهامات بسياري در طراحي و اجراي پروژه‌هاي مرتبط با جذب و استخدام كاركنان روبرو خواهيم شد. به بياني ديگر براي استقرار هر يك از زيرسيستمهاي حوزه منابع انساني، اقدامات و زيرساختهايي نياز است كه مي‌بايست قبل از طراحي زيرسيستم مورد نظر فراهم گردد.

با توجه به مطالب فوق، منظور از توجه به تقدم و تاخر محتوايي پروژه‌ها نسبت به يكديگر توجه به زيرساختها و يا ورودي‌هاي مورد نياز براي اجراي هر يك از پروژه‌ها است كه در اولويت‌بندي پروژه‌ها مي بايد مورد توجه قرار ‌گيرد.

ب)منابع، امكانات و الزامات مورد نياز

منابع در اختيار يك سازمان نامحدود نيست و هر سازمان و يا شركتي جهت انجام فعاليتهاي خود داراي محدوديتهايي است كه در برنامه‌ريزي فعاليتهاي خود موظف است به آن توجه نمايد. اين محدوديتها مي‌تواند شامل زمان، هزينه، كميت و كيفيت نيروي كارشناسي داخلي در اختيار، ميزان توانمندي مشاورين بيروني در خصوص موارد مورد نظر و يا مواردي از اين قبيل باشد.

ج) ضرورت و فوريت موضوع

معمولا” سازمان‌ها زماني به دنبال اقدامات اصلاحي و ايجاد تغيير مي‌روند كه دچار معضلات بغرنجي شده‌اند و ادامه فعاليت (با وجود آن معضل) برايشان سخت و مستلزم هزينه سنگيني است. شناسايي ريشه اينگونه معضلات و تجويز درمانهاي كوتاه مدت و بلند مدت براي اينگونه از مسائل تاثير قابل ملاحظه‌اي در نحوه تدوين پروژه‌هاي بهبود دارد؛ به عنوان مثال شركتي با معضل خروج گسترده نيروهاي با تجربه و كليدي خود به دلايل متعدد روبروست؛ در چنين فضايي پاسخگويي آني به معضل موجود (در عين حال تلاش براي شناسايي ريشه‌ها و حل قطعي موضوع در بلند مدت) از اولويت به مراتب بيشتري نسبت به پروژه تجزيه و تحليل شغل و يا اصلاح ساختار سازماني برخوردار است.

بنابراين توجه به ضرورتها و فوريتهاي موضوع در اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود و اقدامات اصلاحي ضروري است.

د) سطح مسئوليت و حيطه اختيارات

سطح مسئوليت و يا حيطه اختيارات نيز يكي از محدوديتهايي است كه در تعريف پروژه‌هاي بهبود نقش پررنگي بازي مي‌كند. توانايي تغيير در وضعيت جاري يك زيرسيستم به ميزان قابل ملاحظه‌اي با سطح مسئوليت و حيطه اختيارات متولي تغيير بستگي دارد. اين عامل در تعريف پروژه‌هاي بهبود شركتهاي دولتي و شركتهاي هولدينگي از اهميت و نقش بيشتري برخوردار است. به عنوان مثال اصلاح سيستم حقوق و دستمزد (ثابت) يك شركت تابع وزارت نفت عملا” خارج از حيطه اختيارات مديران شركت بوده و مي‌بايد در سطوح بالاتر دنبال شود.

بر اين اساس فرمولبندي ميزان اختيارات شركت به منظور اتخاذ تصميم در مورد اولويت‌بندي آن مي‌تواند به حل صورت مسئله كمك نمايد. ما در گروه توسعه منابع انساني براي عبور از اين مشكل از جدولي مطابق با جدول ذيل استفاده مي‌نماييم شما نيز مي‌توانيد از اين سطوح براي تعريف ميزان اختيارات استفاده نماييد.

جدول شماره 1- تعريف سطوح اختيارات

سطحتعريف ميزان اختيارات
4به اين مفهوم است كه كليه اختيارات لازم براي اصلاح عامل مورد نظر در اين سطح قرار دارد.
3به مفهوم آن است كه ميزان بالايي از اصلاحات و اقدامات لازم پيرامون تغيير عامل مورد نظر مي‌تواند و (يا مي بايد) در اين سطح صورت پذيرد.
2به اين مفهوم است كه ميزان قابل ملاحظه اي از اصلاحات و اقدامات لازم پيرامون تغيير عامل مورد نظر مي تواند (و يا مي بايد) در اين سطح انجام پذيرد.
1به اين معنا است كه ميزان اندكي از اصلاحات و اقدامات لازم پيرامون تغيير عامل مورد نظر مي‌تواند (و يا مي بايد) در اين سطح صورت پذيرد.

3- جمع بندي

در نهايت با در نظر گرفتن يكپارچه عوامل 4 گانه فوق‌الذكر ماتريس تصميم‌گيري پيرامون اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود و اقدامات اصلاحي مورد نياز جهت استقرار نظام جامع منابع انساني تشكيل مي‌گردد.

با توجه به آنچه در اين نوشتار به آن اشاره گرديد، خروجي گام سوم از نظام جامع منابع انساني، تعيين و اولويت‌بندي پروژه‌هاي نظام جامع منابع انساني و يا اقدام‌هاي اصلاحي مربوطه از حيثت ضرورت اجرا، ماهيت پروژه، دامنه شمول مشاغل بر اساس نوع استراتژي، روش پيشنهادي اجرا (بر اساس متولي اجرا، استفاده از پتانسيل داخلي يا بهره‌گيري از مشاوران)، سطح مسئوليت (از نظر تعيين متوليان موضوع)، ملاحظه پيش نيازها، كارگروه تخصصي پيشنهادي، نفر ساعت (تقريبي) كارشناسي و مدت زمان تقريبي در قالب شرح كاملي از پروژه‌ها و اقدامات اصلاحي زيرسيستم‌هاي نظام جامع منابع انساني مي‌باشد. در نهايت مي‌توان با استفاده از خروجي حاصل شده، مجموعه پروژه‌ها و اقدامات اصلاحي مورد نياز را در قالب برنامه‌اي ميان مدت، به طور مثال 3 الي 5 ساله، در حوزه منابع انساني برنامه‌ريزي نمود.

پس از اتمام اين گام، نقشه راه و يا راهنماي مورد نياز جهت استقرار نظام جامع منابع انساني با كليه جزئيات مورد نظر فراهم گشته است و شركت با آمادگي مناسبي وارد فاز اجرا و استقرار نظامهاي مورد نياز مي‌گردد. در مقالات آتي با ما در خصوص نحوه طراحي و جاري سازي پروژه‌هاي بهبود مرتبط با زيرسيستمهاي مختلف حوزه منابع انساني همراه باشيد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

چهارده − 8 =

error: Content is protected !!